国投财务有限公司 刘晓晓 张诚

推开档案室的门，看到一个正在忙碌的身影，她站在档案架之间，微微踮起脚尖，一手扶着架子，一手举得高高的，食指在一排淡褐色的档案盒上划过，又突然在某个档案盒上停下，伸手取下一个档案盒，打开翻阅起来……

她就是刘晓晓，一位亭亭玉立、温和娴静的90后。可别小看了这个年轻的姑娘，作为国投财务档案管理专员，她可是首批国投集团的档案专家，让国投财务在集团的档案管理考核中连续两年都是A级。

小档案 大世界

在普通人眼中，装在档案盒里的只不过是几页普通的纸张，但对刘晓晓而言，这是她的工作。接收归档文件后，她首先要检查文件的完整性和准确性，比如合同是否有合同审批表，公文是否有发文页、附件是否齐全等。检查无误后，根据文件内容确定档案门类和保管期限。文书档案、业务档案还是合同档案?10年，30年还是永久?再经过编页、填写档号、装订、编目、装盒等流程，一份档案才算完整。

“一入档案深似海，从此爱美是路人。”一位年轻的姑娘，每天要在封闭、阴暗的环境中同档案打着交道。不穿高跟鞋、不穿裙子，晓晓的衣着比较简单朴素。她说：“这不是为了拿档案的时候方便嘛。”没有浓妆，没有首饰，连结婚戒指都被雪藏在家中，她说：“这不是怕污染、损坏档案嘛。”遇上尘封多年的档案，一抹就是一手灰，要是不小心惊动了它，那空气中可全是“舞动的尘埃”。

“每次看到那些杂乱无序的文件，被我整理完，整整齐齐地排列在档案架上时，我就有一种成就感，那是一种发自心底的成就感。”说到这，她的脸上洋溢着一种幸福的味道。这小小的档案，就是晓晓的世界。

善思问 促提升

刚接手公司档案工作时，缺乏档案管理的制度体系，对各部门的归档工作监督指导力度不够，业务档案的内容冗杂、时间长远、经办换手频繁等问题，一下子摆在了刘晓晓面前。面对全新的行业和业务档案管理规范的迫切需求，她暗下决心，铆足干劲，充分发挥自己的专业优势，力争改善档案管理现状。

改变现状的前提是要有制度。因为各个公司的档案各有特点，虽然有着档案专业背景，但刚接手时对公司的业务知识并不熟悉，当时集团也没有财务公司档案的管理经验，刘晓晓就借鉴银行业务档案管理的经验和做法，向身边的同学、朋友多方询问，并主动到各部门调研学习，查阅各部门历史档案，了解各部门的档案情况和归档需要。她同各部门兼职档案员逐一梳理档案的归档范围和保管期限，尤其是规范了结算业务、信贷业务、同业业务、信贷业务等文件材料的归档要求，先后制定了档案分类方案、业务档案管理办法、档案评价办法等制度，建立了公司档案管理的制度体系。

制度有了，接下来就是档案整理。她从细节处入手，整理历年公司档案评价中的扣分点，全面梳理公司档案管理存在的问题，一一解决，逐个突破。档案门类与保管期限的划分、信息的准确著录、文件的装订顺序、档号章的填写等每一处细节，她也都没放过。“懂档案的不懂业务，懂业务的不懂档案”这样经常会碰到的尴尬问题让刘晓晓化解了。

审计稽核部的同事马卓夫说：“自从明确了归档范围后，我才知道，原来我们部门的档案需要单独分类，像审计通知、审计底稿、审计报告等，这些都属于审计档案，现在感觉我们的档案管理越来专业了。”

跟时代 数字化

“晓晓，请帮我查一下2015年广州国投悦康养老服务有限公司人民币结算账户开立资料。”只见晓晓打开电脑，简单敲击几下键盘，这份档案就跃然眼前。而在两年前，还不知道被压在档案室的哪个角落，翻也要翻一会儿，重点是还不知道能不能找到。这项工作的改变，和刘晓晓也有着密不可分的关系。

数字化，看似简简单单的几个字，刘晓晓一做就是近两年的时间。一台普通的扫描仪扫描一页文件需要大概6秒钟，近40万页的历史档案，连续扫描，就是240万秒、4万分钟、666个小时，28个日夜。但一份档案，从拆卷、整理、核对到扫描，再到图像校正、审核、装订还原，其中任何一个环节所耗费的时间都远远高于机器扫描的时间。为了让档案数据库尽早上线，刘晓晓牺牲了陪孩子的时间，常常利用节假日和晚上的时间整理档案。就这样一页一页地扫描，最终完成了6大门类，约2000余卷、4.2万件历史档案的数字化工作，建立了完整的档案数据库。现在只要登录档案系统，就能实时浏览和查阅档案，特别是今年疫情居家办公期间，同事们纷纷为档案利用的便捷性点赞。

凭借扎实的理论知识和突出的工作业绩，刘晓晓在2019年被评为集团第一批档案专家，并参与到集团档案工作评价和数字化档案馆系统建设项目中，积极参与项目建设调研、档案分类方案和制度体系建设等。目前，她已牵头起草传统载体档案数字化规范、金融业务档案管理规范、元数据方案等多项集团档案管理制度。

一份档案，就是一部历史，记录着企业的发展和变迁，而这部历史的编纂者就是档案工作者。刘晓晓亦如此，凭借着一份对档案事业的热爱，一份平凡工作上的坚守，传承着国投财务的记忆。未来，当你在早已发黄而的纸张中找到了寻找已久的材料，请记得感谢每一位档案工作者的付出。